サラリーマンは副業しよう！本業の残業をしない１４のTips

忙しいビジネスマンにとって残業は必要不可欠だと思っていないだろうか？残業していれば、副業なんてできるはずがありません。

働き方改革が叫ばれている今、副業するためには本業の業務を効率的に行い、終わったらサッサと帰ることです。業務効率と時間短縮するためのハックを紹介していきます。

タイムマネジメント

明日でいいことを今日やっていないか？仕事に終わりはありません。上司からの依頼、取引先からの問い合わせなど挙げればきりがありません。

明日が大変になるから、締切りが明日のものでも今日終わらせておこう。これはいいことですが、前倒し主義はあれもこれも時間がある限り、やってしまうのでいつまでたっても帰れません。

帰れない負のスパイラルに陥ります。明日でいいものは明日に回して、今日中の締切りの仕事が終わったらサッサと帰りましょう。きりがありません。

帰る時間を決める

1日の始まりにスケジュールの確認やタスクの確認をすると思いますが、帰る時間を必ず決めましょう。帰る時間を決めないから、時間はまだあると思って残業してしまうのです。

目標があればどうすればいいか考えます。終わらなさそうであれば、昼食の時間で調整します。食べないと生産性が落ちるため、短時間で済ませます。

人に依頼できることを自分でやっていないか？

関連部門や同僚に依頼できる仕事はどんどん依頼します。忙しい人は自分で抱える傾向にあります。仕事なので遠慮する必要はありません。

但し、相手にもスケジュールがあるので余裕を持って依頼しなければなりません。全ての仕事を抱えていたら、いつまで経っても早く帰れるはずがありません。

１つのタスクにかかる時間を計測する

仕事にはクリエイティブな仕事と日々のルーチンやワークがあります。ルーチンワークの場合、１つの仕事にどれ位の時間がかかるのか把握する事が大切です。

所要時間が分かれば、スケジュールを組む時の判断材料になります。

チェックリストを作る

ミスが多いと思ったら自分なりのチェックリストを作成しましょう。ミスが発生するとリカバリーするために多大の時間を失う事になります。

精神的にも苦痛で次の仕事にも差し支えるため、ミスをしない事が一番ですが人間がやる事なので、そうもいきません。減らすためにはチェックリストが役に立ちます。

パソコンの作業を効率化する

ブラインドタッチを習得する

パソコンを使う仕事をしてている方はキーボードの入力作業が早い方は仕事も早いです。副業でも役に立つのでブラインドタッチは習得しましょう。

初めは難しいと感じますが、慣れの要素が大きいため、意識してトレーニングすれば必ず出来るようになります。

フリック入力を習得する

会社でもプライベートでもスマホを使ってる方はフリック入力を習得しましょう。スマホでの入力はフリック入力が一番早いです。これも慣れです。

フリック入力をするスマホのいいところは使い込むと自分がよく使う単語が先頭に表示されるようになります。

つまり使えば使うほど、入力が早くなります。

パソコンのファイルを探しやすくする

フォルダの先頭に番号を入れて場所を固定する

パソコンを使う方はフォルダの作成基準と名前のつけ方にもコツがあります。ファイル名で都度検索する方はいないと思います。

フォルダを辿ってファイルを探していく事になります。ここでオススメなのが、フォルダの先頭に番号をつけます。一桁だと足りなくなる場合があるため、2桁がオススメです。

フォルダの「一覧表示」か「詳細表示」にすれば上から番号順に並びます。

アクセスの多いフォルダから番号順に名前をつけると、上から、アクセスの多い順にに並びます。使っていくうちに、自然とフォルダの階層構造が頭の中に入っていきます。

雛形を作る

電子メールや報告書、申請書など作成が定期的に発生するものは雛形を作っておきましょう。都度、作るのは面倒です。
雛形を作っておいたほうが圧倒的に早いです。作るのに多少時間はかかりますが、将来への投資と考えましょう。

短文を辞書に登録する

よく使う文章などは辞書に登録しておきます。例えば、「いつもお世話になります。〇〇商事の□□です。」を辞書に登録した場合、呼び出す時は「いつ」で登録しておけば、「いつ」と入力すると、先ほどの文章が入力されます。

登録は2文字がベストです。1文字の場合、しょっちゅう変換の候補に現れますし、3文字以上にすると、時間短縮の恩恵が少なくなります。

ショートカットキーを覚える

チョットしたことですが、よく使う機能はショートカットキーを覚えていきましょう。チョットしたことですが、チリも積もれば山となるではないですが、生涯比較するとものすごい時間短縮につながります。

デザイナーの方などはアプリケーションを使う時、使いこなしている方が多いのは作業効率のためです。

ブックマークも整理整頓し検索時間を早める

フォルダの名前のつけ方と同じで、整理整頓されていて、どこに何があるのか？分かれば作業効率が上がります。

フォルダ分けしていない方を見かけますが、フォルダ分けしてあるほうが、探しやすいでしょう。

メモを取る時に記号を使う

メモを取る最大の理由は忘れないために記録を取ることです。つまり自分が分かればいいため、省力化を心がけます。

忙しいビジネスマンにとって素早い動きをするためには、メモを取るのに時間をかけてはいけません。自分のノートを見返して繰り返し記入しているものを記号で書きます。

例えばT:電話、M:メール、¥:見積、AP:アポイント、MTG:ミーティングなど字画が少なくスピーディーに書けます。また字画が少ない分、見やすいノートになるため、一石二鳥です。

漢字よりアルファベットやカタカナの方が字画が少ないので書くスピードは速いです。訳すとさらに速くなります。自分なりの分かりやすいメモ術を探してみましょう。

スキマ時間を有効な使う

スキマ時間や細切れ時間は雑務を処理するのに絶好の時間です。何かをしながら何かをする。並行処理ができれば、効率化が図れます。

移動中にできること

成果を生まない移動時間を積極的に活用してます。歩いている時は電話連絡をする。電車での移動時間はメールやショートメールで連絡業務をする。車を運転している時は電話もメールも出来ないため、忙しい時は食事をしてます。

スキマ時間はぼーっとしたり、仮眠したいところですが、早く帰るためには積極的に活用しましょう。
書類を整理整頓し、必要なものがすぐに取り出せるようにする。1日のうち、書類やデータ、ファイルを探している時間は以外と多いことと思います。

紙の書類は保存義務があるもの以外、処理したら、スキャンして廃棄します。問い合わせなどがあった場合のみにスキャンデータを閲覧します。書類は極力少なくした方が探すのに時間がかかりません。

常に時間短縮できないか？日頃から考える

これ非常に大事です。職種や立場によって仕事内容が大きく変わるため、自分の仕事内容の内訳を洗い出し、効率化できるところを検討していきます。

1日の終りにお風呂でも入りながら、無駄な作業や効率化できそうなことを振り返えるのもいいと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか？毎日のことなので、少しの改善が長い目で毎日みると多くの時間を生み出すことになります。時間は1日に24時間しかありません。

お金では買えないのです。無駄を省き、本業を効率的ににこなすことで副業する時間を確保していきましょう。